Jak vytvořit firemní e-mail

Firemní e-mail je základ profesionální komunikace. Pomáhá budovat důvěru, posiluje značku a často rozhoduje o tom, zda vaše zpráva bude brána vážně. V tomto článku se podíváme na možnosti vytvoření firemního e-mailu, co budete potřebovat a na co si dát pozor, aby vaše firemní schránka fungovala spolehlivě a bez problémů.

Co je firemní e-mail a proč ho potřebujete

Firemní e-mail je adresa, která využívá vlastní doménu (např. jmeno@mojefirma.cz) místo běžných veřejných služeb typu Seznam nebo Gmail. Díky tomu působíte profesionálněji, posilujete firemní identitu a zároveň máte kontrolu nad celou komunikací.

Firemní e-mail je vhodný pro:

• obchodní komunikaci,

• marketingové rozesílky,

• interní provoz firmy,

• budování důvěry zákazníků.

Co potřebujete k vytvoření firemního e-mailu

K vytvoření profesionální e-mailové adresy stačí několik kroků a dvě základní věci:

• Vlastní doména (např. mojefirma.cz)

• E-mail hosting nebo služba typu Google Workspace / Microsoft 365

Většina poskytovatelů domén nabízí i e-mailhosting. Alternativně můžete využít pokročilé služby od Googlu či Microsoftu, které poskytují stabilní schránky, velký prostor a dobré zabezpečení.

Jak vytvořit firemní e-mail – krok za krokem

1. Vyberte a registrujte doménu Pokud ji ještě nemáte, zakupte doménu u registrátora (Vedos, Forpsi, Český hosting atd.).Doména je nutná pro následné vytvoření e-mailu.

2. Vyberte e-mail hosting nebo službu Možnosti:

• hosting od poskytovatele domény,

• Google Workspace,

• Microsoft 365,

• nebo e-mailové servery u webhostingu.

3. Nastavte DNS záznamy Obvykle je nutné nastavit:

• MX záznamy (směřují e-maily do správné služby),

• případně SPF, DKIM a DMARC pro ověření a vyšší doručitelnost.

Pokud plánujete rozesílat newslettery, správně nastavené DNS jsou naprostý základ.

4. Vytvořte firemní schránky Například:

• info@mojefirma.cz

• obchod@mojefirma.cz

• podpora@mojefirma.cz

• jmeno.prijmeni@mojefirma.cz

5. Použijte e-mailového klienta Firemní e-mail poté připojíte do aplikace, například:

• Outlook,

• Gmail,

• Apple Mail,

• nebo do mobilního zařízení.

Firemní e-mail není jen o samotné schránce. Pro kvalitní doručování zpráv (hlavně při rozesílání newsletterů) je zásadní mít správně nastavené SPF, DKIM a DMARC záznamy. Tyto záznamy ověřují, že skutečně odesíláte e-maily vy – a chrání vás před tím, aby vaše zprávy končily ve spamu.

Firemní e-mail a e-mailing – na co si dát pozor

Firemní e-mail je skvělý pro běžnou komunikaci, ale není vhodný pro hromadné rozesílky. Odesílání newsletterů přímo z běžné schránky (např. přes Outlook nebo Gmail) může vést k několika problémům:

• Nízká doručitelnost: e-mailové schránky nejsou stavěné na odesílání stovek nebo tisíců zpráv. Snadno se stane, že jsou vaše e-maily označeny jako spam.

• Omezení počtu odeslaných zpráv: běžné schránky mají limity, po jejichž překročení dojde k blokaci dočasného odesílání.

• Chybějící odhlašovací mechanismus: bez možnosti odhlášení riskujete porušení legislativy i stížnosti od uživatelů.

• Žádné statistiky: z běžné schránky nezjistíte, kdo e-mail otevřel, kliknul na odkaz nebo se o zprávu zajímal.

• Technické požadavky: schránky neumí správně pracovat s trackováním odkazů, testováním verzí, ani s doručitelností v různých klientech.

Proto je doporučeno využívat specializované nástroje pro e-mail marketing, jako je ngemailing.cz, které tyto problémy řeší za vás.

Nástroje pro e-mailing vám umožní:

• odesílat zprávy z ověřené domény a tím zvýšit doručitelnost,

• respektovat legislativu (odhlašování, správa souhlasu),

• mít přístup k detailním statistikám (open rate, kliknutí, odhlášení),

• snadno tvořit profesionální šablony přes drag&drop editor,

• odesílat hromadné zprávy bezpečně bez rizika blokace.

Vytvořit firemní e-mail je první krok k profesionální online komunikaci. Stačí mít doménu, vybrat si vhodný hosting a správně nastavit DNS záznamy. Díky tomu získáte spolehlivou a bezpečnou schránku pro obchod, podporu i marketing.