Důležité zásady
E-mailová komunikace je v současné době jeden z nejčastějších způsobů předávání informací a pro mnoho lidí, především podnikatelů, je tento komunikační kanál klíčový.
Jak ale napsat e-mail tak, aby byl skutečně příjemci doručen a jakých chyb se při jeho odesílání vyvarovat? Pokud Vám příjemce uvedl svou správnou e-mailovou adresu, je to už jen na Vás. Pojďme si v několika bodech ukázat, jak na to.
Předmět e-mailu
Dobře napsaný předmět e-mailu je jedním z nejdůležitějších faktorů pro jeho úspěšné doručení. Předmět e-mailu lze přirovnat k titulku novinového článku: zpravidla je to to první, co příjemce může zaujmout. I proto je uveden na prvním místě. Text předmětu by neměl být psaný verzálkami (Caps Lock) nebo kapitálkami, ale v normálním režimu psaní.
Nepoužívejte vykřičníky nebo otazníky, vynechte slova obvyklá pro spamové e-maily jako sleva, zdarma, sex, akce apod. Spam filtry tato slova nevidí rády. To samé se týká také použití emotikonů.
Obsah e-mailu
Pro text e-mailů platí stejná pravidla, jako pro text v předmětu. Vyvarujte se spamových slov, která jsou uvedena výše (akce, sleva, sex, zdarma apod.), textů psaných verzálkami, několikanásobných interpunkcí (???, !!!).
Pozor také na barvu písma shodující se s barvou pozadí e-mailu. Mělo by být dostatečně kontrastní a dobře rozlišitelné.
Obrázky v e-mailu
Základním pravidlem je, že tělo e-mailu by se mělo skládat v poměru min. 50 % text a max. 50 % obrázků. Čím vyšší poměr textu, tím lépe. I toto hlídají Spam filtry.
Velikost přílohy
Čím větší velikost přílohy, tím větší šance na nedoručení e-mailu. Rozmyslete si, zda je nutné, aby byly informace v e-mailu předány tímto způsobem. Velikost e-mailu by neměla přesáhnout 1 MB. Přílohy e-mailu u e-mailingových systémů se zpravidla nepoužívají.
Pokud chcete přiložit k e-mailu nějaký soubor, je vhodné jej nahrát na online úložiště (Google Drive, Dropbox atd.) a do e-mailu vložit odkaz na tento soubor.
Kvalita nad kvantitou
Jako příjemce e-mailů zadávejte vždy jen ty adresy, které Vám za tím účelem byly poskytnuty na Vašem vlastním webu nebo je máte ze své předešlé aktivity (emailová komunikace, CMR systémy, atd.).
Koupí databáze kontaktů sice získáte nové adresy, s největší pravděpodobností se ale jedná o příjemce mimo zájmovou skupinu týkající se Vaší činnosti a Vaše e-maily často zůstávají neotevřené nebo skončí v koši.
Odhlášení odběru
Samozřejmě se může stát, že příjemce přestane mít zájem o Vaše e-maily a jejich obsah. Proto je důležité mít pro příjemce vždy připravenou možnost odhlásit se z odběru e-mailů. Pro další možnou komunikaci se tak vyhnete označení spam a nedoručení Vašeho e-mailu.
U e-mailingových systémů je nutné mít značku pro odhlášení odběru u každé kampaně. Ngemailing.cz využívá značku [UNSUBSCRIBE_URL]. Návod, jak ji správně použít, naleznete zde.